Lizenzkosten sparen durch ein individuell aufgesetztes Rollenkonzept und Benutzerrollen

26.02.2019

Damit Sie SAP Business ByDesign nutzen können zahlen Sie monatliche Gebühren für Ihre Nutzer. Abhängig von der Lizenzanzahl und der Lizenztypen variieren diese Kosten.

Häufig stellen wir bei unseren Neukunden fest, dass Sie nicht wissen, welche Anzahl und Typen an Lizenzen sie brauchen oder sie haben unbedacht eine gewisse Anzahl an verschiedenen Lizenztypen angefordert. Dadurch kommt es zu unnötigen Lizenzkosten, die Sie monatlich zahlen. Um diese unnötigen Kosten zu verhindern, setzen wir uns gerne mit Ihnen zusammen und besprechen ein Rollenkonzept mit Ihnen.

3 Fliegen mit einer Klappe!

Ziel dieses Rollenkonzepts ist es, dass Sie genau wissen, welche Anzahl an welchen Lizenztypen Sie brauchen und somit nur das zahlen, was Sie wirklich nutzen. Gleichzeitig setzen Sie ein Konzept auf, welches genauestens dokumentiert welcher Nutzer welche Zugriffsrechte zu den Workcentern hat. Damit sichern Sie sich aus Compliance-Sicht bestens ab, wenn Sie einen Wirtschaftsprüfer im Haus haben. Zusätzlich vereinfacht das Rollenkonzept das Zuordnen von Zugriffsrechten beim Einstellen neuer Mitarbeiter. Anstatt mühselig und unwissend die einzelnen Sichten für den User rauszusuchen und anzuhaken, können Sie mittels des Rollenkonzepts einfach die jeweilige Rolle für den Nutzer heraussuchen und ihm zuteilen. Automatisch erhält er dann Zugriff zu allen für ihn wichtigen Workcentern.

Wie erfolgt die Umsetzung?

1. In einem gemeinsamen Gespräch gehen wir die einzelnen Abteilungen Ihres Unternehmens durch und listen auf, welche Mitarbeiterrollen es dort gibt. Dann werfen wir einen Blick auf die Aufgaben, die in Ihrem Unternehmen anfallen. Anhand eines Basic-Tables erstellen wir das grundlegende Konzept, indem angehakt wird, welche Aufgabe von welcher Rolle auszuführen ist.
2. Sobald das Basic-Table steht, können die Aufgaben in “ByDesign-Sprache” übersetzt werden. Da SAP Business ByDesign seine eigenen Begrifflichkeiten verwendet, ist es oft nicht einfach die richtigen Sichten herauszufinden.
3. Im System erstellen wir Benutzerrollen basierend auf den Rollen in Ihrem Unternehmen. Eine Benutzerrolle umfasst eine Reihe von Zugriffsrechten auf die Workcenter und untergeordneten Sichten, die Sie mehreren Anwendungsbenutzern zuordnen können, die ähnliche Aufgaben ausführen.
4. Nachdem alle Benutzerrollen erstellt und aktiviert wurden, könne die Nutzer den Rollen zugeordnet werden. Auch wenn Sie neue Mitarbeiter einstellen, können Sie diese direkt einer Benutzerrolle zuordnen.
5. Sobald alle Nutzer den Benutzerrollen zugeteilt wurden, liegt eine klare Übersicht vor, welche Lizenzanzahl und Lizenztypen tatsächlich gebraucht werden. Entsprechend können Sie Ihre Lizenzverträge anpassen und Kosten sparen.

Lassen Sie die Zahlen sprechen!

Hier sehen Sie das Vorher-Nachher-Ergebnis einer unserer Kunden. Sie können sehen, dass wir die monatlichen Lizenzkosten von 11.758€ auf 4.925€ reduzieren konnten. Es liegt eine Ersparnis von knapp 7.000€ vor.

Haben Sie schon einmal einen Blick auf Ihre Lizenzen geworfen?

Gehen Sie in das Workcenter “Service-Control-Center” in die Sicht “Benutzerabonnements”. Dort sehen Sie, welche Lizenzanzahl und Lizenztypen Sie tatsächlich nutzen.

Überlegen Sie sich, ob dies wirklich notwendig ist und ob nicht einige Ihrer Nutzer einen kostengünstigeren Lizenztypen verwenden können.

Nehmen Sie dann Kontakt zu uns auf. Gemeinsam ermitteln wir die optimale Verteilung für Ihr Unternehmen!