E-Bilanz in SAP Business ByDesign

29.12.2016

In Deutschland sind Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet, den Behörden ihre Finanzdaten in elektronischer Form zu übermitteln (§5b EStG). Dies geschieht mittels einer elektronischen Bilanz, welche sich E-Bilanz nennt. User in Business ByDesign haben die Möglichkeit, solch eine E-Bilanz im System zu generieren.

Damit eine E-Bilanz erstellt werden kann, müssen vorab notwendige Einstellungen im Scoping und Fine-Tuning getroffen werden. Wichtig ist, dass im Lösungsumfang unter “Externen und internem Rechnungswese” das “Hauptbuch” ausgewählt ist, um in Schritt 4 des Scopings die zugehörige Frage zum Thema E-Bilanz beantworten zu können. Stellen Sie sicher, dass dort ein Haken gesetzt ist.

Als nächsten Schritt werden entsprechende Einstellungen im Fine-Tuning getroffen. Dazu wird die Aufgabe “E-Bilanz” aufgerufen.

Wie Sie den Details entnehmen können, werden in dieser Aufgabe Taxonomien überprüft und importiert. Den ausgewählten Taxonomien werden die Berichtsstrukturen zugeordnet, die Ihr Unternehmen für die Übermittlung an die Finanzbehörde benötigen.

Taxonomien sind die Struktur, auf der die E-Bilanz basiert. Diese wird vom Bundesministerium vorgegeben, damit Sie dort die Daten Ihres Unternehmens einfügen können. Die in Deutschland verwendeten Taxonomien sind die GCD-Taxonomie (Global Common Data-Taxonomie) und die GAAP-Taxonomie (Generally Accepted Accounting Principles-Taxonomie).

Die GCD-Taxonomie enthält Stammdaten Ihres Unternehmens, welche in einer separaten Excel-Vorlage manuell eingetragen werden müssen. Die GAAP-Taxonomie enthält Definitionen der relevanten Business-Reporting-Daten, wie beispielsweise die Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung oder Kapitalflussrechnung.

Achten Sie darauf, dass Sie die aktuellsten Versionen verwenden, um diesen dann Ihre Berichtsstrukturen zuordnen zu können. Abschließend passen Sie Taxonomie und Berichtsstruktur einander an, indem Sie einzelne relevante Taxonomieknoten auswählen und passenden Daten Ihrer Berichtsstruktur zuordnen.

Nachdem alle Vorbereitungen im Scoping und Fine-Tuning getroffen wurden, kann die E-Bilanz erstellt werden. Dazu öffnen Sie die Sicht “E-Bilanz Deutschland” im Workcenter “Hauptbuch” und erstellen einen neuen E-Bilanz-Lauf. Dieser Lauf extrahiert die erforderlichen Geschäfts- und Finanzdaten als Datei im elektronischen Format eXtensible Business Reporting Language (XBRL) aus dem System. Dieses Format wird international für Jahresabschlüsse verwendet. Zusätzlich können die Ergebnisse des Laufs im HTML-Format extrahiert werden.

Um einen neuen Berichtslauf zu erstellen klicken Sie auf “Elektronischer Berichtslauf”.

Tragen Sie die erforderlichen Daten ein und fügen Sie als Anlage die Excel-Datei zur GCD-Taxonomie ein, welche Sie manuell ausgefüllt haben. Danach kann der Lauf aktiviert und eingeplant werden. Der Lauf ist abgeschlossen, sobald sich der Status des Laufs in “Beendet” ändert. Sie können sich die Laufergebnisse anschauen, indem Sie “Berichtslaufergebnisse anzeigen” anklicken.

Unter dem Reiter “Anlagen” finden Sie die E-Bilanz als Ausgabedatei zum Herunterladen, welche Sie für die Behörden benötigen.