Kundenspezifische Formulare in SAP Business ByDesign

14.03.2017

Formulare sind in SAP Business ByDesign ein Bereich, welcher vom Kunden oft genutzt wird. Obwohl SAP schon eine Vielzahl an Vorlagen im System zur Verfügung stellt (z. B. Angebot, Auftragsbestätigung, Bestellung, Kundenrechnung, Lieferschein u.v.m.) sind diese jedoch in dieser Ausführung für einen Kunden nicht nutzbar. Um die Formulare nach den Wünschen der Kunden umzugestalten, müssen meist viele Anpassungen vorgenommen werden. Als Werkzeug zur Umsetzung dient hier der LiveCycle Designer der Firma Adobe.

Die am häufigsten gewünschten Anpassungen kann man grob in folgende Kategorien einordnen:

1. Design
2. Unternehmensspezifische Daten
3. Felder

Dabei sind die Punkte 1. und 2. meist permanent und formularübergreifend, das heißt, dass diese Anpassungen und Daten auf allen Formularen gleichermaßen angewendet und eingefügt werden. Punkt 3 hingegen ist dokumentenspezifisch.

Formulare im eigenen Design

Die meisten Kunden brauchen ihre Formulare im Corporate Design ihres Unternehmens, da die Formulare auch oft ausgedruckt und an Kunden geschickt werden (z. B. Rechnungen oder Lieferscheine). Dies kann mit Formularen auf verschiedene Weise funktionieren. Hier wird zwischen Corporate Design-Briefbögen und normalem Papier unterschieden. Sollten schon vorgefertigte Briefbögen genutzt werden, so brauchen in den Formularen nur die einzufügenden Daten ausgerichtet werden. Wird jedoch das Design komplett in Business ByDesign hinterlegt, müssen weitaus mehr Anpassungen vorgenommen werden. Hierzu gehört neben der Einbindung des Firmenlogos auch die Abstimmung der Schriftart und der verwendeten Farbe(n). Die dafür benötigten Daten müssen vom Kunden bereitgestellt werden.

Des Weiteren richten sich viele deutsche Unternehmen bei der Gestaltung ihrer offiziellen Briefbögen nach der DIN-Norm 5008. Um dieser Norm innerhalb der Formulare umzusetzen, müssen die Positionen einzelner Bereiche (z. B. des Briefkopfs oder des Logos) neu nach Vorgaben der DIN-Norm ausgerichtet werden.

Unternehmensspezifische Daten

Bei den unternehmensspezifischen Daten handelt es sich im Allgemeinen um Geschäftsangaben, wie z. B. Firmenanschrift, Kontaktdaten, Website, Kontoverbindung, Rechtsform, Sitz der Gesellschaft, Registergericht und/oder Handelsregisternummer. Diese sind meist auf jedem offiziellen Schriftstück vorhanden und befinden sich oft in der Fußzeile. Bei einzelnen Kunden kann es auch vorkommen, dass es noch weitere Daten, Informationen oder ähnliches gibt, welche auch übergreifend in allen Formularen dauerhaft vorhanden sein sollen.

Individuelle Felder im Formular

Als letztes Gebiet gehört zu Formularen die wohl auch wichtigste Komponente, die Felder. Diese Felder werden bei der Anwendung des jeweiligen Formulars individuell (z. B. pro Kunde oder pro Auftrag) durch Daten aus dem SAP Business ByDesign System ausgefüllt. Dafür muss im Adobe LiveCycle Designer die Verknüpfung zwischen den Feldern im Formular und den entsprechenden Feldern im System hergestellt werden. Es spielt dabei keine Rolle, ob es sich bei den Feldern und Standardfelder handelt, oder ob die Daten eines kundenspezifischen Feldes übernommen werden sollen.

Formulare im Rahmen von SAP Business ByDesign sind also durch ihre Anpassbar- und Individualisierbarkeit eine sehr attraktive und wichtige Komponente für Unternehmen. Durch sie kann im Hintergrund vieles automatisiert ablaufen, sodass immer mit wenigen Angaben im System zeitnah ein fertiges Schriftstück ausgegeben werden kann.