Einführung von SEPA-Lastschriftmandaten in SAP Business ByDesign:

29.05.2018

Um Geld vom Konto eines Kunden einzuziehen, benötigen Sie ein SEPA-Lastschriftmandat. Das Mandat kann für einmalige oder wiederkehrende Zahlungen erteilt werden.  Der Zahlungspflichtige füllt das Mandat aus und gibt seine Bankdaten an. So können Ihre Kunden bequem ihre Rechnungen bezahlen und Sie stellen sicher, dass sie das Geld rechtzeitig erhalten.

In SAP Business ByDesign gibt es extra Einstellungen, die Ihnen ermöglichen das SEPA-Lastschriftmandat als Zahlmethode für Ihre Kunden auszuwählen. Folgende Schritte sind zu berücksichtigen.

1. Relevante Zahlmethode im Scoping festlegen

In Ihren Scoping-Einstellungen wählen Sie den Zahlweg für Lastschrifteinzüge aus. Dazu öffnen Sie im Projektumfang die entsprechenden Fragen unter Cash-Flow Management.

2. Gläubiger-Identifikations-Nr. bei der Nationalbank einfordern

Um mit SEPA-Lastschriftmandaten arbeiten zu können, benötigt Ihr Unternehmen eine Gläubiger-Identifikationsnummer (UCI = Unit Creditor Identifier), die von der Nationalbank vergeben wird. Die Daten werden in den Unternehmensstammdaten im Organisationsmanagement hinterlegt. Ohne diese wird das System keine Lastschrifteinzüge durchführen und Sie mit Fehlermeldungen auf die fehlende Gläubigeridentifikationsnummer hinweisen.

3. Anpassung der Bankstammdaten

Wählen Sie Ihre Bankkonten aus, auf die Lastschrifteinzüge eingehen sollen. Im Unterreiter Zahlungsformate lassen sich die Zahlungsformate einstellen. Für die Durchführung von SEPA-Mandaten ist das Zahlungsformat „SEPA-Überweisung“ das notwendige Format.

4. Anpassung der Kundenstammdaten/ Anlegen des SEPA-Mandats

Um die SEPA-Lastschriften verwenden zu können, benötigt jeder relevante Kunden eine Einzugsermächtigung (in Form eines Mandats). Dieses wird zunächst vorerfasst, ausgedruckt und zur Bestätigung an den Kunden gesendet. Der Kunde sendet das Mandat unterzeichnet zurück, sodass die Daten dann im System hinterlegt werden können. Die Daten im System werden mit jedem Lastschrifteinzug an die Bank übermittelt.

Klicken Sie auf „Neu“ um ein Mandat anzulegen.

Sobald alle Daten eingetragen wurden, kann das Mandat gedruckt werden. Der Status Mandats ändert sich in „Warten auf Bestätigung“. Wenn Sie die Daten von Ihrem Kunden erhalten haben, öffnen Sie das Mandat erneut und ergänzen die fehlenden Informationen. Die Daten im Unterschriftsfeld sind notwendig um das Mandat zu aktivieren. Beim Sichern wird das Mandat aktiviert.

Aktive Mandate können verwendet werden. Wenn ein Mandat 36 Monate nicht verwendet wird, ist es ungültig.

Nachdem Sie diese Einstellungen getroffen haben, können Sie die Funktion des Lastschrifteinzugs in SAP Business ByDesign verwenden. In Ihrem Kundenauftrag können Sie als Zahlweg „Lastschrifteinzug“ auswählen. Der Hinweis auf Zahlweg wird in der Rechnung an Kunden übernommen.

Durchführung des Lastschrifteinzugs

Um den Lastschrifteinzug durchzuführen bietet SAP Business ByDesign zwei Optionen an.

Sie können einen automatischen Lastschrifteinzug einrichten, indem Sie einen Zahlungslauf aktivieren. Dieser generiert eine Vorschlagsliste für Lastschrifteinzüge, welche Sie dann bestätigen können.

Ebenso können Sie den Lastschrifteinzug manuell durchführen. Dazu gehen Sie in die Kundenkonten und wählen dort „Manuell bezahlen per“ aus und klicken auf „Lastschrifteinzug“.

Nutzen auch Sie diese Funktion in Ihrem Unternehmen

Sie sehen, dass der Prozess unkompliziert ist, sobald die richtigen Voreinstellungen getroffen wurden.

Damit auch Sie diesen Prozess nutzen können, kontaktieren Sie einfach die Bösch GmbH. Damit versehentlich keine falschen Einstellungen im Scoping oder in den Stammdaten Ihres Unternehmens vorgenommen werden, stehen Ihnen die Mitarbeiter von Bösch gerne unterstützend zur Verfügung.